TechSoup ti offre i prodotti del nuovo Partner DocuSign per la firma digitale a prezzi speciali riservati alle Non Profit!
Grazie a DocuSign potrai usare la firma elettronica all’interno della tua organizzazione per agevolare la flessibilità del personale consentendo la firma e l’invio di documenti in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo e in sedi lontane tra loro.
Ma come funziona la firma digitale?
Dal 2016 la normativa europea sulla eIDAS ha dato alla firma elettronica valore legale giuridicamente vincolante equivalente alla firma autografa, e l’adozione obbligatoria da parte di tutti gli stati membri. La normativa legittima anche la cloud signature, la cui tecnologia permette di firmare documenti elettronicamente senza bisogno di smartcard o driver particolari come avveniva fino a qualche tempo fa.
La firma digitale associa una persona ad un’identità digitale attraverso l’Identità Crittografica, cioè associa una chiave – un numero molto grande – in modo univoco alla persona che la possiede e la controlla in esclusiva, e per questo è lo strumento principe per firmare elettronicamente (firma elettronica certificata), perché garantisce la privacy, può essere revocata, non presenta errori di misura – come potrebbe accadere con i dispositivi biometrici che riconoscono caratteristiche fisiologiche – ed è gestibile tramite smartphone.
Grazie alla cloud signature la chiave univoca viene conservata da un server tramite un dispositivo sicuro certificato, e usa l’autenticazione a due fattori per garantire che ad usarla sia solo il titolare (PIN a 8 cifre + smartphone associato al titolare).
Quindi, in sostanza, la firma elettronica funziona grazie a 3 passaggi:
- Processo di identificazione: associa in modo univoco la persona alla chiave crittografica
- Emissione di un certificato di firma da parte dell’authority, che richiede all’utente l’adozione dei due fattori di autenticazione
- Utilizzo di un software per la firma
Quando può servire la firma elettronica ad una Non Profit ?
La firma elettronica può essere utile in molti campi:
- documenti da inviare alla Pubblica Amministrazione (come per es. il Bilancio o il Rendiconto economico che le organizzazioni del Terzo Settore devono depositare annualmente all’Ufficio del Registro Unico Nazionale presso il Ministero del Lavoro)
- Raccolta fondi (domande di sovvenzione, rinnovi dell’abbonamento, contratti di sponsorizzazione aziendale)
- Risorse umane
- Gestione del volontariato (applicazioni, deroghe, registrazione degli eventi ecc.)
- Approvvigionamento (accordi con i fornitori, ordini di acquisto)
- Documenti legali (accordo di confidenzialità, licenze, conformità)
- Finanza (approvazioni interne, reporting spese, auditing)
- IT (monitoraggio degli asset, reporting degli incidenti, autorizzazione di manutenzione)
Buone notizie! I prodotti DocuSign per la tua Non Profit
DocuSign è un servizio web-based che ti permette di caricare in rete e inviare documenti per la firma elettronica tramite link, che i firmatari possono firmare elettronicamente da qualsiasi dispositivo connesso a internet senza bisogno di avere un account DocuSign. Tu e i firmatari potete poi consultare, scaricare e stampare i documenti compilati in qualsiasi momento.
Nel catalogo TechSoup trovi due offerte DocuSign:
DocuSign Standard Edition in donazione, che offre una licenza annuale perpetua per 1 utente per l’invio di 100 documenti all’anno.
DocuSign Business Pro Edition a tariffe scontate, che offre una licenza annuale per 1 utente a tariffe scontate di oltre il 75% per l’invio di 100 documenti all’anno e l’utilizzo delle funzionalità Pro.
Grazie a DocuSign avrai i seguenti vantaggi:
- Scelta di fonti e salvataggio: Puoi caricare documenti Word, PDF e di ogni altro formato, sia dal tuo computer che da siti di condivisione file come Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive. I documenti vengono salvati nello spazio di archiviazione di DocuSign ma possono essere trasferiti nei siti di condivisione file da te preferiti.
- Acesso da dispositivi Mobili: Con l’app mobile DocuSign è possibile creare e inviare documenti da smartphone e tablet. Possono essere registrati tramite l’app o tramite un browser per dispositivi mobili.
- Tag: Puoi inserire tag nei tuoi documenti per segnalare e mostrare dove apporre firme, iniziali, nomi, titoli, nomi delle aziende e altri informazioni rilevanti.
- Modelli: Puoi creare modelli riutilizzabili per salvare tag, posizionamenti di campo, tracciamento di flussi di lavoro e altre impostazioni.
- Status e reporting: Una dashboard mostra lo status dei documenti. Puoi leggere report su documenti, destinatari e sull’attività complessiva dell’account.
- Commenti: Mittenti e firmatari possono inserire commenti, domande e risposte all’interno dei documenti e ricevere notifiche in tempo reale di nuovi commenti e risposte. I commenti vengono salvati come parte della transazione.
- Documenti allegati ai siti web: DocuSign PowerForms ti permette di creare documenti firmabili che puoi allegare al tuo sito web o al tuo portale, così da poter fornire un servizio self-service ai tuoi firmatari, su richiesta.
- Inviare documenti a molti destinatari: Puoi inviare lo stesso documento a un elevato numero di destinatari e tracciare chi risponde.
